INFORMATIVA PRIVACY

Documento informativo ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 13/14 Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La presente informativa si applica al sito web www.aquileromagnole.com il “Sito” ed ai suoi utenti, sia visitatori, sia viaggiatori che acquistano uno o più viaggi (“Utenti”).

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Aquile Romagnole asd, che ha sede legale a Forlì, Via Giovanni Spadolini 11, 47122, Cod. fiscale e P.IVA 92100390407 e 04672740406

Contatti:

·       e-mail: aquileromagnole@gmail.com

·       per posta: Via Giovanni Spadolini 11, 47122 Forlì (FC)

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Potremo trattare i seguenti dati personali:

·       Dati di accesso e navigazione (ad esempio: informazioni sul browser utilizzato dall’Utente, pagine visitate, data, ora e durata di ciascuna visita, nonché altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente).

·       Dati di contatto (email e/o telefono)

·       Data anagrafici: Nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, sesso (genere), passaporto e/o documento d’identità (numero, data di emissione, data di scadenza)

·       Patente e disponibilità a guidare

·       altri dati personali trasmessi volontariamente: In alcune aree del Sito web. E’ possibile contattare il Titolare, tramite email all’indirizzo aquileromagnole@gmail.com, tramite il gruppo Telegram del Titolare oppure tramite il profilo Instagram, per chiedere informazioni o chiarimenti relativi ai viaggi e alla possibilità di creare partnership.

·       Dati relativi alle preferenze degli Utenti raccolti in seguito alla prenotazione di un viaggio e relativi all'età, al sesso, e alle preferenze d'acquisto mostrate dagli Utenti.

·       Dati di pagamento quali carta di credito / IBAN ("Dati Bancari")

·       Dati relativi al volo aereo di andata e ritorno acquistato dall’utente

·       Immagine e/o voce

·       Dati di contatto in caso di emergenze (di un famigliare/amico)

·       Dati contenuti nei sondaggi

·       Dati del beneficiario della gift card/voucher

·       Dati relativi a fatti/incidenti avvenuti durante il viaggio, ivi compresi eventuali comportamenti in violazione della legge

·       Cookies: Per tutte le informazioni sui cookies attivi sul Sito e sui correlati trattamenti di dati personali vi invitiamo a prendere visione della relativa informativa presente nell’apposita sezione "Cookie policy" nel nostro Sito.

In alcuni casi potremo trattare anche alcuni dati particolari:

·       allergie e intolleranze, stato di salute, necessità particolari comunicate volontariamente dall’Utente;

·       Dati contenuti nel certificato medico in caso di cancellazione della prenotazione.

(“Dati Personali”)

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

NAVIGAZIONE NEL SITO: I Dati Personali possono essere trattati per la raccolta di dati statistici anonimi sull'uso del Sito da parte degli Utenti, nonché per il controllo del funzionamento del Sito. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare del trattamento a far funzionare e a controllare il Sito e ad ottenere i dati sul suo utilizzo o il tuo consenso (Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). L'interesse del Titolare è stato bilanciato con quello dell'Utente che potrà così fruire di un Sito sempre più performante e ottimizzato. Il conferimento dei Dati Personali è facoltativo, ma il mancato conferimento, effettuato disabilitando i cookies nel browser, potrebbe impedirti di accedere a tutte le funzioni del Sito. I Dati non persistono per più di 4 settimane e vengono cancellati immediatamente dopo la loro aggregazione (salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell'Autorità Giudiziaria competente). La nostra cookie policy è disponibile nella sezione "Cookie policy" nel nostro Sito.

RISPONDERE ALLE RICHIESTE DI CONTATTO: è possibile contattare il Titolare, tramite email all’indirizzo aquileromagnole@gmail.com, tramite il gruppo Telegram del Titolare oppure tramite il profilo Instagram, per chiedere informazioni o chiarimenti relativi ai viaggi e alla possibilità di creare partnerships ed in generale in relazione ai servizi offerti; per rispondere, alle varie richieste degli Utenti. La base giuridica è l'esecuzione di obblighi pre-contrattuali di cui l'Interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). Il conferimento è necessario per dar seguito alla richiesta. In caso di mancato conferimento dei Dati Personali, la società non potrà rispondere alla richiesta. La società cancellerà i Dati Personali trattati per rispondere alle richieste entro 1 anno dalla data di chiusura della gestione della richiesta. La società potrà conservare i ticket in forma anonima ed aggregata per fini di reportistica interna (per ticket intendiamo le richieste che riceviamo).

PRENOTAZIONE DI UN VIAGGIO: finalizzazione della prenotazione di un viaggio tramite il Sito e gestione della prenotazione effettuata. La base giuridica è l’esecuzione di obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui l'Interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). Con riferimento agli eventuali dati particolari conferiti (ad esempio lo stato di salute, eventuali allergie), è il consenso espresso dell'Interessato (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR). Il conferimento è necessario per dar seguito alla richiesta di prenotazione. In caso di mancato conferimento dei Dati, la soc. Aquile Romagnole asd non potrà dare seguito alla richiesta e finalizzare l'acquisto e, con riferimento ai dati particolari, non potrà dare seguito alle specifiche esigenze richieste. I Dati sono conservati sino all’esecuzione del contratto di acquisto e, comunque, per 3 anni (o comunque entro il limite del termine di prescrizione ordinario). I dati particolari saranno conservati sino all'esecuzione del contratto e per ulteriori 6 mesi, salvo che un termine ulteriore non sia necessario per esercitare o difendere un diritto.

ESSERE INSERITO NEL GRUPPO TELEGRAM DEL VIAGGIO A CUI SI PARTECIPA: gli Utenti che hanno acquistato un viaggio sono inseriti in un gruppo Telegram formato dagli altri partecipanti e dal coordinatore. Il gruppo serve per scambiare comunicazioni organizzative relative al viaggio e viene attivato prima della partenza. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) per permettere una migliore organizzazione del viaggio e delle comunicazioni tra i partecipanti al viaggio ed il coordinatore. L'interesse del Titolare è stato bilanciato con quello dell'Interessato che potrà tenersi aggiornato tramite le comunicazioni all’interno del gruppo. L’interessato può opporsi in qualsiasi momento al trattamento, sia uscendo dal gruppo Telegram sia inviando la propria richiesta al Titolare. Non ci sarà alcuna ripercussione negativa sull'utente in caso di opposizione al trattamento..

COMUNICAZIONI IN CASI DI EMERGENZA: al fine di gestire comunicazioni per casi straordinari di emergenza. L'Interessato è invitato a sottoporre la presente informativa anche ai propri familiari di cui siano forniti i dati di contatto.Il trattamento di dati è effettuato nel legittimo interesse del Titolare per permettere la migliore gestione delle emergenze, ai sensi dell’art.6, par. 1, lett. f) GDPR. Aquile Romagnole asd cancellerà i dati una volta terminato il viaggio e in ogni caso dopo 1 mese dal ritorno.

INVIO DI COMUNICAZIONI DI NATURA COMMERCIALE/PROMOZIONALE: per scopi di marketing diretto, come l'invio di newsletter, informazioni e comunicazioni commerciali, aggiornamenti sugli ultimi lanci, offerte e promozioni relative ai servizi di Aquile Romagnole asd, tramite newsletter, via email o telefono, anche con mezzi automatizzati (SMS, social media). La base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR). Il conferimento è facoltativo. In caso di mancato conferimento dei Dati, Aquile Romagnole asd non potrà regolarmente aggiornare l'interessato sulle proprie offerte e promozioni. L'interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato cliccando sul link "cancella iscrizione" incluso nella e-mail di marketing ricevuta o inviando un'e-mail a aquileromagnole@gmail.com.

I Dati trattati per la presente finalità saranno conservati e trattati per 5 anni, fatta salva la revoca del consenso da parte dell'Interessato.

Nel caso in cui l'Interessato abbia contattato Aquile Romagnole asd, la stessa potrà contattare o inviare all'Interessato comunicazioni di carattere commerciale attinenti alla richiesta ricevuta. In questo caso la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di Aquile Romagnole asd di promuovere alle persone interessate i propri servizi ai sensi dell’art.6, par. 1, lett. f) GDPR. Il conferimento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare il quale è equamente bilanciato con il legittimo interesse degli interessati. Il trattamento non è obbligatorio e l'interessato potrà opporsi a detto trattamento in qualsiasi momento inviando un'e-mail a aquileromagnole@gmail.com, Aquile Romagnole asd cancellerà i Dati Personali trattati per rispondere alle richieste entro 1 anno dalla data di chiusura della gestione della richiesta. Aquile Romagnole asd potrà ricontattare l'Interessato entro detto periodo.

SOFT-SPAM: L'indirizzo email potrebbe essere trattato per inviare agli interessati e-mail relative alla promozione di servizi di Aquile Romagnole asd simili ai servizi già acquistati. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare del trattamento a promuovere i propri servizi presso i clienti esistenti. L'interessato può opporsi all'utilizzo del proprio indirizzo e-mail in qualsiasi momento facendo clic sul link "cancella iscrizione" presente nella e-mail ricevuta o inviando un'e-mail a aquileromagnole@gmail.com, Aquile Romagnole asd non utilizzerà più l'indirizzo e-mail trascorsi 24 mesi dalla data dell'ultimo contatto commerciale con l'interessato.

È possibile revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing e commerciali, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca basato sul consenso.

SEGMENTAZIONE DEGLI UTENTI: per l'invio di comunicazioni di natura commerciale personalizzate basate sull'età e sulla tipologia di viaggio acquistato. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) a migliorare la propria offerta commerciale. L'interesse del Titolare è stato bilanciato con quello dell'utente a poter ricevere comunicazioni commerciali in linea con i propri interessi. Il conferimento è facoltativo. Non ci sarà alcuna ripercussione negativa sull'utente in caso di opposizione al trattamento. I dati saranno conservati per 12 mesi dalla raccolta.

PUBBLICAZIONE DELLE IMMAGINI DEGLI INTERESSATI SUL SITO O CANALI SOCIAL DI AQUILE ROMAGNOLE ASD: le immagini/video raccolti durante il viaggio fatto con Aquile Romagnole asd potranno essere pubblicate dal Titolare sul Sito o sui canali social e/o sui diari di viaggio. La base del trattamento è il legittimo interesse del Titolare a promuovere la propria attività (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Il partecipante al viaggio è informato della realizzazione delle fotografie/video sia in sede contrattuale, che durante il viaggio ed ha la possibilità di astenersi e richiedere di non farsi fotografare durante il viaggio. L’interessato può opporsi in qualsiasi momento sia chiedendo di non partecipare agli scatti/riprese, sia chiedendo la rimozione dei contenuti pubblicati scrivendo a aquileromagnole@gmail.com. L'interesse del Titolare è stato bilanciato con quello dell'utente a essere parte di riprese di gruppo. Il conferimento è facoltativo. Non ci sarà alcuna ripercussione negativa sull'utente in caso di opposizione al trattamento. I dati saranno conservati per 5 anni dalla pubblicazione delle immagini.

SEGNALAZIONI RELATIVE A FATTI/INCIDENTI E/O COMPORTAMENTI NON CONFORMI: il Titolare potrà raccogliere e trattare dati relativi a fatti, incidenti, comportamenti riferibili all’Utente viaggiatore, non conformi alla normativa o al regolamento delle Aquile Romagnole asd. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) a verificare che l’esperienza di viaggio sia conforme allo standard della società e monitorare/segnalare fatti e/o comportamenti non in linea con il regolamento o la legge. La segnalazione potrà essere effettuata per il tramite del coordinatore del viaggio, dei compagni di viaggio e dei partner locali. Il partecipante al viaggio è informato di tale possibilità fin dalla sottoscrizione del contratto di viaggio. Inoltre il partecipante è avvisato nel caso in cui ci sia una segnalazione da parte del coordinatore che lo riguarda e il medesimo ha possibilità di opporsi e proporre reclamo. I dati saranno conservati per 18 mesi dalla raccolta della segnalazione.

GESTIONE DI EVENTUALI CLAIM E DIFESA IN GIUDIZIO: la base giuridica è l’esecuzione di obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui l'Interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) oltre che l legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f). Il conferimento è necessario sia per permettere al Titolare di dare risposta alle richieste avanzate dagli Interessati che per difendere i propri diritti nei confronti dell'interessato o di terzi davanti alle autorità competenti. I Dati sono conservati per la durata del claim e in ogni caso entro i termini di prescrizione indicati dalla normativa (di regola 3 anni fatto salvo un eventuale periodo più lungo, se correlato ad un danno alla persona).

OPERAZIONI SOCIETARIE: condividere i dati personali in relazione a, o durante le, negoziazioni di operazioni straordinarie di tutta o di una parte dell'attività di Aquile Romagnole asd. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Il trattamento dei dati è necessario per il legittimo interesse di Aquile Romagnole asd a dare seguito alla negoziazione ed esecuzione di operazioni societarie. I dati conservati a tale scopo saranno cancellati al termine dell'operazione.

Inoltre e fatto salvo quanto sopra, il Titolare del trattamento si impegna a basare il trattamento dei Dati Personali sui principi di minimizzazione, verificando su base annuale la necessità della loro conservazione per un periodo di tempo non superiore a quanto richiesto dalle finalità per le quali i dati sono stati raccolti e trattati. Il Titolare del trattamento può conservare i Dati Personali per conformarsi alla legge o per esercitare o difendere qualsiasi diritto o pretesa in procedimenti giudiziari. Una volta raggiunti gli scopi per i quali i Dati Personali sono stati raccolti e trattati, il Titolare del trattamento implementerà misure adeguate per renderli anonimi, in modo che l'interessato non possa essere identificato.

DESTINATARI DEI DATI

I Dati saranno trattati dai collaboratori del Titolare del trattamento espressamente autorizzati al trattamento dei Dati sulla base delle istruzioni e previa adozione di misure idonee a proteggere i Dati in relazione a tutte le finalità sopra indicate.

I seguenti soggetti potranno venire a conoscenza dei Dati in relazione alle finalità di trattamento previste dalla presente informativa sulla privacy e potranno trattare i Dati sia in qualità di autonomi titolari del trattamento che di responsabili del trattamento debitamente nominati dal Titolare del trattamento (l'elenco di tali responsabili e autonomi titolari del trattamento è disponibile previa richiesta via e-mail da inoltrare a aquileromagnole@gmail.com):

·       soggetti che svolgono attività funzionali al raggiungimento delle finalità di cui sopra, i.e. società che forniscono infrastrutture IT e servizi di supporto e consulenza IT, società che forniscono servizi di analisi e sviluppo dei dati, nonché studi legali, commercialisti e di revisione contabile;

·       alberghi ed altre strutture ricettive, autonoleggi, compagnie aeree, compagnie che forniscono polizze assicurative di viaggio e altri soggetti terzi che rendano i servizi necessari per la realizzazione del viaggio prenotato;

·       coordinatore di viaggio;

·       partner locali turistici, ad esempio, agenzie viaggio locali, guide turistiche;

·       società che offrono servizi di pagamento e di prenotazione;

·       compagnie assicurative.

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE EXTRA UE

I dati personali potranno essere trasferiti in paesi extra UE, ad esempio nel caso in cui la destinazione del viaggio sia un paese extra UE.

Il Titolare del trattamento si impegna a trasferire dati personali verso paesi terzi qualora fosse necessario:

·       assicurando che il paese in cui verranno inviati i dati personali garantisca un adeguato livello di protezione, come previsto dall'Articolo 45 del GDPR; o

·       rispettando le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea per il trasferimento di informazioni personali al di fuori del SEE (si tratta di clausole approvate ai sensi dell'Articolo 46 (2) del GDPR).

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

I Dati saranno trattati nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza, attraverso metodi manuali e automatizzati e mediante l'impiego di mezzi cartacei ed elettronici, in ogni caso entro i limiti delle finalità del/i trattamento/i dei dati stabiliti dalla presente informativa e, in ogni caso, sempre garantendo la sicurezza e la riservatezza dei Dati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L'interessato potrà in ogni momento esercitare i seguenti diritti alle condizioni e nei limiti previsti dagli Articoli 12-22 del GDPR inviando una mail a aquileromagnole@gmail.com:

·       Diritto di accesso: l'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali (Articolo 15 GDPR);

·       Diritto di rettifica dei dati personali inesatti e di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti (Articolo 16 GDPR);

·       Diritto alla cancellazione dei dati personali: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione (Articolo 17 GDPR);

·       Diritto di limitazione del trattamento: l'interessato ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza di tali dati personali; il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; l'interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell'interessato (Articolo 18 GDPR);

·       Diritto di opporsi al trattamento: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che il Titolare dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, ai sensi dell'Articolo 6(1), lettere (e) o (f), del GDPR, compresa la profilazione (Articolo 21 GDPR);

·       Diritto alla portabilità: l'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: il trattamento si basi sul consenso, o su un contratto (articolo 20 GDPR);

·       Diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo (Articolo 77 GDPR).

Nel caso in cui ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato ha diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione del regolamento (in Italia il Garante Privacy https://www.garanteprivacy.it/), o di adire le opportune sedi giudiziarie.

Ove la base giuridica del trattamento sia il consenso espresso, l’interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.